Jesteśmy dziś świadkami powstawania coraz większej ilości pojęć dotyczących metod zarządzania projektami rozwojowymi. Aby móc je dostosować do każdego kontekstu, musimy przede wszystkim zrozumieć podstawowe zasady.

PDCA: podejście iteracyjne i inkrementalne:

W 1931 r.fizyk i statystyk Walter Shewhart przedstawił metodę zarządzania jakością w postaci 4-etapowego cyklu: Plan, Do, Check, Act (PDCA). Koło Deminga to jej reprezentacja graficzna: jest to koło, które prezentuje kolejne etapy procesu ciągłego doskonalenia produktu lub organizacji …

Statystyk Deming przedstawił tę metodę i swoje nowe teorie zarządzania japońskim przemysłowcom w latach pięćdziesiątych. W Japonii cykl Deminga cieszył się dużym zainteresowaniem, natomiast do roku 1980 był on mało znany w Stanach Zjednoczonych. Japoński termin na określenie podejścia inspirowanego tą metodą to Kaizen.Można go przetłumaczyć jako „ciągłe doskonalenie”, polegające na ulepszaniu metodą małych i konkretnych kroków.

Lean i Kanban, japońska filozofia:

Angielskie słowo „Lean” oznacza „chudy”. „Kanban” to japońskie słowo oznaczające „etykietę” lub „kartkę”.

Początkowo chodziło o metodę zarządzania produkcją wdrożoną w japońskich fabrykach Toyoty w latach pięćdziesiątych, mającą na celu zwiększenie wydajności poprzez wyeliminowanie marnotrawstwa i ciągłą poprawę w oparciu o dwa filary: just in time (Przepływ: Produkujemy tylko to, co jest potrzebne, w dokładnie takiej ilości jaka jest potrzebna w danej chwili) oraz jidoka (automatyzacja z ludzkim aspektem). Koncepcja systemu TPS (Toyota Production System) została opracowana między innymi przez inżyniera Taiichi Ohno.

Wyeliminowanie marnotrawstwa polega na usunięciu działań, które nie wytwarzają wartości dodanej (muda), niezgodności (mura) oraz nadmiernego przeciążenia ludzi i maszyn (muri). Kanban jest główną techniką w podejściu do produkcji w Toyocie, polegającą na wdrożeniu przepływu opartego na rzeczywistej potrzebie konsumenta każdego stanowiska (a nie na podstawie z góry przyjętych założeń) oraz ograniczeniu niedostarczonych prac w toku. Ten przepływ był monitorowany przy użyciu „kart” (po japońsku „Kanban”).

Następnie terminu „Lean manufacturing” użyto w latach dziewięćdziesiątych do sformalizowania procesu produkcji w Toyocie, przyjmując przede wszystkim koncepcję eliminowania marnotrawstwa i powiązanych zasad. W późniejszym czasie metoda ta była nadal rozwijana. Termin „Lean” został użyty w książce „The machine that changed the World” wydanej w 1991 r. Książka „Lean Thinking” autorstwa J. Womacka i D. Jonesa została wydana w 1996 r.

Koncepcja Lean wyszła poza ramy zarządzania przepływem produkcji przemysłowej i została użyta w innych dziedzinach: Lean Management jest zastosowaniem tej koncepcji do organizacji pracy w celu optymalizacji wydajności i rozwoju pracowników. A Lean użyty do rozwoju oprogramowania opiera się – analogicznie do produkcji przemysłowej – na eliminowaniu tego, co nie tworzy wartości dla klienta, na regularnej dostawie just-in-time i ciągłym doskonaleniu.

Agile, np. Scrum, na małą i dużą skalę:

Pierwsze publikacje na temat podstaw metody Scrum pojawiły się w 1986 r., ich autorami byli Hirotaka Takeuchi i Ikujiro Nonaka oraz w 1995 r. autorstwa Kena Schwabera i Jeffa Sutherlanda. Scrum Guide został wydany w 2011 r.

W 2001 r.   17 ekspertów w dziedzinie projektów związanych z tworzeniem oprogramowania zebrało się i na podstawie własnych doświadczeń opracowało „Manifest Agile”. Zaleca on przestrzeganie 4 wartości i 12 związanych z nimi zasad oraz uznaje za Agile, czyli zwinne, podejścia, które są z nimi zgodne:

• ludzi i ich interakcje,zamiast procesów i narzędzi,
• działające oprogramowanie,zamiast szczegółowej dokumentacji,
• Współpracę z klientamizamiast negocjacji umów,
• Reagowanie na zmianyzamiast realizacji założonego planu.

Metoda Scrum jest jedną z metod Agile. Zespoły muszą być multidyscyplinarne i niezależne. Czas podzielony jest na iteracje o stałej długości, zwane „Sprintami” (na przykład dwutygodniowe cykle). Na początku cyklu planujemy, a na końcu cyklu zatwierdzamy to, co zostało zrobione, omawiamy możliwe udoskonalenia, dostosowujemy i kontynuujemy …

Opisaną powyżej metodę Kanban również możemy zaliczyć do Agile.

Jeśli teraz zastosowalibyśmy wszystkie te zasady w obrębie jednego działu, „At Scale”, a nie tylko w danym zespole, utworzylibyśmy podzespoły dla poszczególnych działań, a każdy z nich byłby niezależny i zwinny, zorganizowalibyśmy również wymiany zespołów między sobą, przestrzegając tych samych wartości … odzwierciedla to model organizacji wdrożony przez Spotify (model przedstawiony w 2012 r. przez Henrika Kniberga i Andersa Ivarssona), w którym podzespoły nazywane są „Squad”, a ich społeczności wewnątrz „squads” to „Chapter”.

Z drugiej strony, aby zespoły były naprawdę autonomiczne i wydajne, musimy zebrać wszystkie umiejętności niezbędne do realizacji projektu: zespół, który zapewni rozwój, a przy tym wie, jak dostarczać, monitorować wypadki związane z produkcją, a także posiada środki (infrastruktura i narzędzia), pozwalające mu wykonywać to w sposób płynny. Koncepcja DevOps umożliwia w ten sposób dostosowanie cykli rozwoju, wdrażania i monitorowania produkcji. Trochę historii: Słowo zostało wymyślone w trakcie organizacji pierwszych „devopsdays” w 2009 r.

Szybko uświadamiamy sobie, że aby zoptymalizować ulepszenia, potrzeba czegoś więcej niż zwinne zespoły programistów. Koncepcja Business Agility ma na celu przeniesienie zdolności adaptacji na całe przedsiębiorstwo w obliczu nieustannych zmian w jego otoczeniu. Firma musi być Zwinna od początku do końca, w całej swojej strukturze i koncepcjach biznesowych.

Lean + Start-up => Lean startup

Koncepcja Lean startup została pierwotnie opracowana w 2008 r. przez Erica Riesa, który, bazując na własnym doświadczeniu w dziedzinie startupów, opisał metodę rozpoczęcia nowej działalności, stosując Lean thinking: „The Lean Startup: How Today’s Entrepreneurs Use Continuous Innovation to Create Radically Successful Businesses”. Należy wyjść od potrzeb klientów i rozwijać się zgodnie z tymi potrzebami (w przeciwieństwie do rozpoczęcia od opracowania technologii). Podstawowa i minimalna potrzeba zostaje najpierw zdefiniowana na podstawie możliwych do weryfikacji założeń i jest zatwierdzana przez klienta (validated learning). Zatwierdzenie obejmuje produkcję podstawowej wersji produktu, który spełnia określoną minimalną potrzebę (Minimal Viable Product: MVP). Firma kontynuuje pracę w zakresie nauki i iteracji (projekt iteracyjny). Uczenie się odbywa się poprzez regularne informacje zwrotne od rzeczywistych klientów. Ta koncepcja jest obecnie stosowana poza startupami w projektach, które wprowadzają nowe produkty na rynek.

UX i Lean UX

UX (User Experience): termin ten był po raz pierwszy użyty w latach dziewięćdziesiątych przez Donalda Normana. UX to doświadczenie użytkownika podczas korzystania z produktu, usługi lub systemu. Jest to zatem pojęcie znacznie szersze niż cyfrowy interfejs. Doświadczenie polega na dzieleniu się spostrzeżeniami, które powstały podczas użytkowania.

Lean-UX stosuje zasady Lean-startup do realizacji projektów, aby stały się one Zwinne.

Chodzi o to, aby przyjąć hipotezy, stworzyć podstawową wersję interfejsu, który spełni minimalną potrzebę, skupiając się raczej na treści, niż na grafice, przedłożyć go do zatwierdzenia użytkownikowi, dostosować przyjęte założenia, a następnie kontynuować w sposób iteracyjny. Sprowadza się to do zastosowania cyklu „Think, Make, Check”.

Książka „Lean UX” autorstwa Jeffa Gothelfa i Josha Seidena, wydana w 2013 r., przedstawia metodę składającą się z następujących zasad i etapów: zespół wielofunkcyjny, dostęp do informacji zwrotnych użytkownika, praca zbiorowa nad projektem, skupienie się na Outcomes (wyniki) zamiast na Outputs (produkty) …

Zespół kierujący się zasadami Lean-UX może zorganizować się w sposób Zwinny, na przykład w Scrumie.

Zauważmy, że Lean UX stosuje design thinking w wielu aspektach. Design Thinking to współtwórcze podejście zorientowane na rozwiązania, inspirowane metodami stosowanymi przez projektantów w ich pracy. Jego początki sięgają lat sześćdziesiątych, kiedy stosowany był w pracach nad technikami kreatywności i metodami projektowania. Termin został opublikowany w latach osiemdziesiątych, a metoda dostosowana do działalności handlowej w latach dziewięćdziesiątych. Używana dzisiaj metoda jest iteracyjna i cykliczna, jej etapy są następujące: Define (definiowanie problemu i oczekiwanego wyniku, obserwowanie użytkownika, budowanie empatii), Ideate (burza mózgów dla uzyskania wielu rozwiązań dla danej potrzeby), Synthetize i Prototype (przedstawienie pomysłów i budowanie prototypów, aby zbadać opcje), Test (weryfikacja rozwiązań na podstawie informacji zwrotnych użytkowników). Następnie cykl rozpoczyna się ponownie dla określenia najlepszego rozwiązania, implementacji, weryfikacji i dostosowania… Design Sprint jest inspirowaną tym metodą wykorzystującą 5 etapów design thinking z ograniczeniem czasowym, zwykle do 5 dni, na rozpoczęcie projektu. Opisująca ją książka zatytułowana „Sprint” została wydana w 2016 r.

Wszystkie te terminy zostały stworzone dzięki obserwowaniu dobrych praktyk tam, gdzie są one używane: w sztukach walki, ceremonii parzenia herbaty, Rugby, fabrykach, supermarketach, startupach … Dlaczego mamy je opanować? Ponieważ dzięki nadawaniu nazw nowym rzeczom, łatwiej je rozumiemy i wzbogacamy, a ostatecznie je opanowujemy …